modul kas kecil

KAS KECIL

1. Latar Belakang dan Pengertian

1. Tujuan Kegiatan Pembelajaran

Peserta Diklat Mampu:

1. Menjelaskan latar belakang dibentuknya Kas Kecil

2. Menjelaskan Pengertian Kas Kecil

2. Uraian Materi

seluruh penerimaan dan pengeluaran uang pada perusahaan sebaiknya menggunakan Cek. Akan tetapi banyak pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak efektif dan efisien bila menggunakan cek, bahkan ada pengeluaran kas yang tidak mungkin bila menggunakan cek. Misalnya pembayaran ongkos taksi dan pembelian makanan di warung.

Untuk pengeluaran seperti di atas, maka diperlukan dana dalam bentuk tunai yang disebut dengan ”Kas Kecil/Petty Cash”.

Kas Kecil dibuat/dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Direktur/Manajer Keuangan pada suatu perusahaan, yang menetapkan jumlah dan sistim pencatatan.

Dengan demikian, Kas Kecil dapat diartikan sebagai dana yang dibentuk untuk pembayaran/pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil.

Pemegang kas kecil, biasayan ditunjuk oleh Direktur/Manajer Keuangan yang berkewajiban mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil. Pemegang kas kecil tidak boleh dirangkap oleh Kasir/Pemegang Kas Besar.

1. Peralatan dan Dokumen yang dibutuhkan

1. Tujuan Kegiatan Pembelajaran

Peserta Diklat Mampu:

1. Mempersiapkan Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil

2. Uraian Materi

1. Bukti Kas Keluar

2. Cek

3. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

4. Bukti Pengeluaran Kas Kecil

5. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

Bukti Kas Keluar

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

PT OPO Jl. Seram No. 76 Telp. 021-8743834 Tangerang BUKTI KAS KELUAR Dibayarkan No. BKK. 345876 Kepada No. Cek ........... Tgl. Dibayar............
Tgl			No. Rekening			Keterangan			Jumlah (Rupiah)
						Total
						Potongan %
						Bersih
Penjelasan
Dicatat		Tgl		Disetujui	Tgl		Diperiksa	Tgl	Diisi	Tgl

Gambar 01 Bukti Kas Keluar

Cek

Merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang/badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.

No. XZ 984845	Bank CRUT Bank CRUT Bank CRUT	Cek/Cheque No. XZ 984845			PT OPO Jl. Seram No. 76 Telp. 021-8743834 Tangerang
Bank CRUT Jl. Sedih 58 Tangerang
		Tanggal .......................... Date
Tanggal ...................... Date
Kepada : ..................... To		Atas penyerahan cek ini bayarlah Kepada Pay against this cheque to the order of			........................................
................................		...............................................………………………………………….atau pembawa or bearer
.................................		Uang sejumlah Rp………………………………………………………………………. The sum of Rp
Saldo Terakhir Rp ............. Balance Forward
Jumlah Cek Ini Rp ............ Amount		Rp
Saldo hari ini Rp ..............				Tanda tangan & Cap/Signatur & Stamp

Gambar 02 Cek (Cheque)

Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengeluaran. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil.

PT OPO Jl. Seram No. 76 Telp. 021-8743834 Tangerang PERMINTAAN PENGELUARAN KAS KECIL
Diminta	No. PPKK 09878	Tgl.	Departemen	Disetujui
Jumlah Rupiah dengan angka
Jumlah Rupiah dengan huruf ..........................................................................
Penjelasan .................................................................................................. .................................................................................................................

Gambar 03 Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.

PT OPO Jl. Seram No. 76 Telp. 021-8743834 Tangerang BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL Jumlah yang diterima menurut PPKK Rp................. No. BPKK 984949 Jumlah yang telah dikeluarkan Rp ................ No. PPKK............... Jumlah Sisa lebih (kurang) Rp ................ Tanggal ................
Tgl		No. Rekening	Keterangan		Jumlah (Rupiah)
Disetujui .......................			Diperiksa ......................	Dibuat .....................

Gambar D2-4 Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Permintaan Kembali Dana Kas Kecil

Dokukmen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil.

PT OPO Jl. Seram No. 76 Telp. 021-8743834 Tangerang PERMINTAAN PENGISIAN KEMBALI KAS KECIL

Tgl

No. BPKK

Keterangan

Jumlah (Rupiah)

Diperiksa .......................

Dibuat ......................

Jumlah PPKK

Jumlah BPKK

Uang Tunai

Jumlah Dana Kas Kecil

Dibukukan

Dibayar

Disetujui

REKAPITULASI PENGELUARAN KAS KECIL

No. Rek

Jumlah

Ro. Rek.

Jumlah

No. Rek

Jumlah

Gambar D2-5 Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

3. Prosedur Pembentukan, Permintaan, Pertanggung Jawaban Pengeluaran dan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

   1. Tujuan Kegiatan Pembelajaran

Peserta Diklat Mampu:

1. Menjelaskan pihak-pihak yang terkait dengan pengelolaan dana kas kecil

2. Menjelaskan Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil, Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil, Prosedur Pengisian Kembali Kas Kecil.

1. Uraian Materi

   1. Prosedur pembentukan dana kas kecil

Prosedur Pembentukan dana kas kecil dimulai dengan terbitnya surat keputusan Pimpinan perusahaan/manajer Keuangan yang menentukan jumlah atau metode yang digunakan dalam pencatatan dana kas kecil. Kemudian pemegang dana kas kecil

1. Menerima cek dan bukti kas keluar dari bagian kasir

2. Menguangkan cek ke bank

3. Menyimpan uang tunai yag diambil dari bank

4. Menyimpan bukti kas keluar dan diarsipkan menurut tanggal

2. Prosedur permintaan dan pertanggung jawaban pengeluaran dana kas kecil

Pengeluaran dana kas kecil dimulai dengan adanya permintaan pengeluaran dana oleh pamakai dengan mengisi formulir permintaan pengeluaran kas kecil yang ditujukan kepada pemegang dana kas kecil. Pemakai dana berkewajiban mempertanggungjawabkan pemakaian dana dengan membuat pertanggungjawaban dalam formulir bukti pengeluaran kas kecil yang dilampiri dengan bukti-bukti pendukung.

Dalam imprest system bukti pengeluaran kas dilampiri dengan bukti pendukungnya, dan disimpan sementara untuk digunakan nanti dalam pengisian kembali dana kas kecil.

Dalam sisem dana tidak tetap, bukti pengeluaran kas kecil diserahkan oleh pemegang dana ke bagian jurnal untuk dicatat dalam jurnal pengeluaran kas kecil, jika saldonya sudah menipis, pemegang kas kecil mengisi formulir permintaan pengisian kembali. Formulir ini dilampiri dengan bukti-bukti pendukung dan dikirim ke bagian keuangan untuk diproses dalam pengisian kembali dana kas kecil.

Secara rinci dapat dilihat pada prosedur di bawah ini;

1. Pemakai Dana Kas Kecil

1. Membuat permintaan pengeluaran kas kecil rangkap 2. dan dikirimkan kepada pemegang kas kecil.

2. Menerima uang dari pemegang kas kecil bersama PPKK lembar 1.

3. Mengarsipkan sementara PPKK-1 menurut Nomor Urut

4. Mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung

5. Membuat bukti pengeluaran kas kecil (BPKK)

6. Menyerahkan BPKK dan Dokumen Pendukung (DP) dan PPKK-1 kepada Pemegang kas kecil.

7. Menerima kembali PPKK lembar ke-1 dari pemegang kas kecil setelah dibubuhi cap lunas

8. Mengarsipkan kembali PPKK-1

1. Pemegang Dana Kas Kecil

1. Menerima PPKK lembar 1 dan 2 dari Pemakai dana kas kecil.

2. Menyerahkan uang kepada pemakai dana kas kecil beserta PPKK1

3. Mengarsipkan sementara PPKK 2 menurut abjad.

4. Menerima BPKK, PPKK 1 dan Dokumen pendukung dari pemakai dana kas kecil.

5. Memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas kecil

6. BPKK 2 dikembalikan kepada pemakai dana kas kecil setelah dicap lunas.

7. Mengarsipkan sementara BPKK PPKK1 dan Dokumen Pendukung sampai pengisian kembali kas kecil.

3. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil

Pemegang Dana Kas Kecil

1. Pemegang Kas kecil membuat permintaan pengisian kembali kas kecil (PP3K)

2. Menyerahkan PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan Dokumen Pendukung kepada Bagian utang.

3. Menerima Bukti Kas Keluar (BKK) lembar 3 dan Cek dari Bagian Keuangan

4. Menguangkan cek ke bank

5. Menyimpan uang tunai

6. Mengarsipkan BKK lembar ke 3

4. Metode Pencatatan Dana Kas Kecil

1. Tujuan Kegiatan Pemelajaran 2

Peserta Diklat Mampu:

1. Mengenali dokumen/bukti pemakaian dana kas kecil

2. Menjelaskan metode pencatatan dana kas kecil

2. Uraian Materi

Bukti Pemakaian dana kas kecil

Dalam mengelola dana kas kecil, seorang pemegang dana kas kecil harus mengumpulkan dokumen-dokumen dan bukti transaksi guna pertanggungjawaban dana kas kecil. Bukti pemakaian dana kas kecil itu dapat berupa: Bukti kas keluar, bukti nota, bukti pembayaran air, bukti pembayaran telepon dan lain-lain.

Dalam mengelola dana kas kecil terdapat dua metode pencatatan yang biasa dilakukan, yaitu

1. Sistim dana tetap (Imprest System)

Dalam metode ini kas kecil, besarnya saldo selalu tetap sesuai dengan jumlah semula. Artinya jumlah pengeluaran sama dengan jumlah pengeluaran. Dalam metode ini pemegang kas kecil tidak menyelenggarakan pembukuan, tetapi untuk mengetahui saldo yang ada dalam kas kecil, pengeolala hanya membuat catatan yang sifatnya intern. Pencatatan yang dibuat dalam jurnal umum dilakukan oleh pemegang kas umum, yaitu sebagai berikut:

1. Pada saat Pembentukan Dana Kas Kecil:

K a s Kecil.................................. xx

K a s .................................... xx

2. Pada saat pemakaian dana:

Tidak dijurnal

3. Pada saat pengisian kembali:

Beban – beban ............................ xx

K a s .................................... xx

4. Bila kas kecil dianggap terlalu kecil, maka diadakan penambahan. Jurnalnya adalah:

K a s Kecil ................................. xx

K a s .................................... xx

5. Bila kas kecil dianggap terlalu besar, maka diadakan pengurangan. Jurnalnya adalah:

K a s ........................................ xx

K a s Kecil ............................ xx

2. Sistim dana tidak tetap (Fluctuation fund system atau fluctuation fund balance system)

Dalam metode ini besarnya dana kas kecil selalu berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan. Jurnal yang diperlukan pada metode ini adalah sebagai berikut:

1. Pada saat Pembentukan Dana Kas Kecil:

K a s Kecil.................................. xx

K a s .................................... xx

2. Pada saat pemakaian dana:

Beban-beban ............................. xx

Kas Kecil .............................. xx

3. Pada saat pengisian kembali:

Kas Kecil .................................. xx

K a s .................................... xx

4. Bila kas kecil dianggap terlalu kecil, maka diadakan penambahan. Jurnalnya adalah:

K a s Kecil ................................. xx

K a s .................................... xx

5. Bila kas kecil dianggap terlalu besar, maka diadakan pengurangan. Jurnalnya adalah:

K a s ........................................ xx

K a s Kecil ............................ xx

1. Mencatat Transaksi ke Buku Kas Kecil

1. Tujuan Kegiatan Pembelajaran

Peserta Diklat mempu :

1. Mengenali dokumen/bukti pemakaian dana kas kecil

2. Mencatat transaksi ke buku kas kecil

2. Uraian Materi

buku kas kecil, yaitu laporan yang dibuat oleh sekretaris tentang perubahan (penerimaan dan pengeluaran) pada kas kecil. Dalam pengelolaan dana kas kecil, Sekretaris harus mempu mengenali dokumen yang harus dilampirkan pada akhir periode. Dokumen ini diklasifikasikan sbb;

1. Pembelian materai, kertas, tinta dalam jumlah tertentu dicatat dalam perkiraan perlengkapan kantor atau beban perlengkapan kantor.

2. Pembelian plastik pembungkus, tali rapia dalam jumlah tertentu dicatat dalam jumlah tertentu dicatat dalam perkiraan perlengkapan toko atau beban perlengkapan toko.

3. Pembelian bensin dan solar dicatat dalam perkiraan beban transport

4. Pembayaran listrik dicatat dalam perkiraan beban listrik

5. Dan lain-lain

contoh bentuk buku kas kecil dengan metode dana tetap

1. PT NUGRAHA

Jl. Jengkel No. 75 Telp. (021) 88889999

Tangerang

Metode Dana Tetap

BUKU KAS KECIL

PER 31 Januari 2004

(Dalam Rupiah)

Tgl.		No. Bukti	Keterangan	Penerimaan	Pengeluaran	Perk. Yang didebit
						Suplai Kantor	Bb. Listrik dan Air	Serba-serbi
								Perkiraan	Jumlah

contoh bentuk buku kas kecil dengan metode dana tidak tetap

2. PT NUGRAHA

Jl. Jengkel No. 75 Telp. (021) 88889999

Tangerang

Metode Dana Tidak Tetap

BUKU KAS KECIL

3. PER 31 Januari 2004

Tanggal		No. Bukti	Penjelasan		Kode Perk.	Jumlah (Rp)	Saldo hari ini (Rp)
Jumlah pengeluaran (Diganti cek no…….)
Sisa uang kas saat ini
Saldo kas periode yang akan datang
Rekapitulasi						Disusun oleh: Diperiksa Oleh: Disetujui Oleh:
No. Perk		Nama Perk		Jumlah (Rp)
512		Suplai kantor
513		Beban Listrik dan Air
514		Beban Telepon
515		Beban Angkut
520		Biaya umum lain-lain
		Total

1. Menghitung Fisik dan Selisih Dana Kas Kecil

1. Tujuan Kegiatan Pembelajaran

Peserta diklat mampu:

1. Menghitung fisik dana kas kecil

2. Menghitung selisih dana kas kecil

2. Uraian Materi

Menghitung Fisik Dana Kas Kecil

Setiap akhir periode pemegang kas kecil harus mempertanggungjawabkan semua pemakaian atau pengeluaran dana kas kecil. Pertanggung jawaban ini berupa buku kas kecil disertai dengan bukti pengeluaran kas kecil, juga perlu diadakan perhitungan uang secara fisik (berita acara perhitungan kas kecil) yang dilakukan oleh pemeriksa dan disaksikan oleh dua orang atau lebih.

Contoh:

PT OPO

1. Jl. Seram No. 76 Telp. 021-8743834

Tangerang

Berita Acara

Pemeriksaan Uang Kas

Tanggal 31 Januari 2004

Pengisian Dana Kas Kecil, jan 2004				Rp.	1.000.000,00
Jumlah penereimaan bulan Jan 2004				Rp.	767.000,00
				Rp.	1.767.000,00
Jumlah pengeluaran bulan Jan 2004				Rp.	1.037.000,00
Saldo kas kecil per 31 Jan 2004				Rp	730.000,00
Perhitungan uang kas per 31 Januari 2004 menghasilkan jumlah sebagai berikut:
I. Uang kertas:
3 lembar @ Rp. 100.000,00	=	Rp.	300.000,00
3 lembar @ Rp. 50.000,00	=	Rp.	150.000,00
5 lembar @ Rp. 20.000,00	=	Rp.	100.000,00
9 lembar @ Rp. 10.000,00	=	Rp.	90.000,00
6 lembar @ Rp. 5.000,00	=	Rp.	30.000,00
30 lembar @ Rp. 1.000,00	=	Rp.	700.000,00
		Rp.	700.000,00
II Uang Logam:
20 Keping @ Rp 1000,00	=	Rp.	20.000,00
16 Keping @ Rp 500,00	=	Rp.	8.000,00
5 Keping @ Rp 200,00	=	Rp.	1.000,00
10 Keping @ Rp 100,00	=	Rp.	1,000,00
		Rp.	30.000,00

Saldo kas kecil per 31 Januari 2004 sama dengan uang kas yang dihitung pada tanggal tersebut.

Tangerang, 31 januari 2004

Akuntan, Saksi, Petugas Pemeriksa,

......................... 1. ........................ ...........................

2. .......................

Menghitung Selisih Kas

Dalam pemeriksaan dana kas kecil seringkali terjadi selisih antara catatan buku kas kecil dengan penghitungan uang secara fisik, hal ini disebabkan karena:

• Kesalahan pencatatan

• Adanya pembayaran yang dibulatkan ke bawah atau ke atas.

• Adanya uang palsu

• Kehilangan akibat kekliruan saat mengadakan transaksi

• Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui

Apabila menurut perhitungan fisik dana kas kecil lebih besar daripada yang dicatat pada buku kas kecil disebut CASH OVERAGE atau Selisih kas lebih, sedangkan apabila menurut perhitungan fisik dana keas kecil lebih sedikit dibandingkan dengan yang tercatat pada buku kas kecil disebut CASH SHORTAGE atau selisih kas kurang.

Pencatatan selisih pada laporan keuangan dilakukan dengan cara:

1. Jika selisih kas lebih, dianggap sebagai pendapatan di luar usaha

2. Jika selisih kurang, dianggap sebagai beban di luar usaha.

1. Menyusun Laporan Penggunaan Dana Kas Kecil

1. Tujuan Kegiatan Pembelajaran

Peserta diklat mampu:

1. Menyajikan Laporan Penggunaan Dana Kas kecil

2. Uraian Materi

Laporan Penggunaan Dana Kas Kecil adalah laporan yang disusun berdasarkan Buku kas kecil. Laporan mutasi dana kas kecil memuat saldo awal, pengeluaran, pengisian kembali dan saldo akhir kas kecil.

Contoh,

1. PT NUGRAHA

Jl. Jengkel No. 75 Telp. (021) 88889999

Tangerang

LAPORAN MUTASI DANA KAS KECIL

Saldo 1 Januari (Pembentukan) Rp 1.000.000,00

Pengisian Kembali Rp 767.000,00

Jumlah Rp 1.767.000,00

Jumlah Pengeluaran Rp 1.037.000,00

Saldo akhir 31 Januari 2004 Rp 730.000,00